• مقدمة
• المتطلبات
• الأنواع الثلاثة
• الخطوة الأولى: أنشئ ردًا عامًا
• الخطوة الثانية: استخدمه في محادثة
• عروض انستغرام الدوّارة
• البحث عن الردود وإدارتها
• الردود التي تستخدمها مسارات العمل
• نقاط مهمة

مقدمة

معظم ما يسأل عنه العملاء سبق أن سألوا عنه: ساعات العمل، ومناطق التوصيل، والأسعار، وطرق الدفع. وكتابة الإجابة نفسها خمسين مرة في اليوم بطيئة، وينتهي الأمر بكل موظف إلى تقديم نسخة مختلفة قليلًا منها.

الرد المُعد مسبقًا إجابة تكتبها مرة واحدة وترسلها بنقرتين؛ فيقدّم كل موظف الإجابة نفسها بعد مراجعتها، مع الصورة أو المستند المناسب، وتستطيع مسارات العمل إرسال الإجابات نفسها تلقائيًا.

يشرح هذا المستند كيف تُنشئ الردود المُعدة مسبقًا، وكيف تستخدمها في صفحة الرسائل، وما علاقتها بمسارات العمل.

المتطلبات

الأنواع الثلاثة

يُنشئ زر رد جديد الردود من نوعي عام وانستغرام، أما ردود واتساب فتُنشأ من زر واتساب المجاور له؛ راجع مستند الرسائل التفاعلية.

الخطوة الأولى: أنشئ ردًا عامًا

انتقل إلى المحادثات > الردود المُعدة مسبقاً واضغط رد جديد.

1. الاسم: ما يبحث عنه فريقك، حتى 30 حرفًا. وكما يوضح النموذج: لن يتم إرسال هذا الاسم مع الرسالة، فهو فقط لتمييز الرد. سمِّ الردود بحسب السؤال الذي تجيب عنه، مثل ساعات العمل أو مناطق التوصيل.
2. النوع: اتركه على عام.
3. النص: الرسالة التي سيستلمها العميل، ولا تقل عن 3 أحرف. ويُدرج الوجه المبتسم الرموز التعبيرية.
4. المرفق: اسحب ملفًا إلى المربع أو اضغطه لاختيار ملف. ويقبل النموذج JPEG وJPG وPNG وMP4 وAAC وMP3 وPDF وXLSX وXLS وDOCX وDOC. ولإرفاق رسالة صوتية بدلًا من ذلك، اضغط الميكروفون وسجّل ثم أوقف التسجيل.
5. اضغط حفظ.

يحتاج الرد إلى نص أو مرفق أو كليهما. ويقتصر حجم المرفق على نحو 5 ميغابايت للصور، و25 ميغابايت للفيديو، و16 ميغابايت للصوت.

الخطوة الثانية: استخدمه في محادثة

اضغط زر الردود المُعدة مسبقاً بجوار مربع الرسالة في صفحة الرسائل. تعرض القائمة الردود المناسبة للقناة: ردود عام في كل القنوات، ومعها ردود واتساب في محادثات واتساب، وردود انستغرام في محادثات انستغرام. واكتب في البحث حسب العنوان لتجد ردًا باسمه.

• الرد العام يملأ مربع الرسالة بنصه ويرفق ملفه، ولا يُرسل شيء بعد؛ فعدّل النص بما يناسب العميل، كأن تضيف اسمه، ثم أرسله.
• رد انستغرام يفتح عرض قالب إنستغرام مع معاينة للعرض الدوّار، فاضغط إرسال لإرساله كما هو.
• رد واتساب يفتح نافذته الخاصة، فتراجعه وترسله منها.

تُرسل الردود المُعدة مسبقًا كأي رسالة أخرى، فتخضع لنافذة المراسلة ولحدود الملفات في كل قناة.

عروض انستغرام الدوّارة

يرسل رد انستغرام صفًا من البطاقات يمرّرها العميل، لكل منها صورتها وأزرارها. استخدمه لعرض بضعة منتجات أو خدمات أو عروض، مع رابط لصفحة كل منها.

اضغط رد جديد واضبط النوع على انستغرام، فيعرض النموذج العنصر 1، أي البطاقة الأولى:

وتُظهر المعاينة أسفل الحقول البطاقة كما سيراها العميل.

لإضافة بطاقة أخرى، اضغط + أعلى يسار النموذج. ويمكن أن يضم العرض الدوّار حتى 9 بطاقات، وتحذف سلة المهملات بجوار عنوان البطاقة تلك البطاقة.

البحث عن الردود وإدارتها

تعرض صفحة المحادثات > الردود المُعدة مسبقاً كل رد في بطاقة مع نوعه ومعاينة له.

• بحث يجد الردود بأسمائها.
• جميع القنوات يصفّي حسب النوع: عام أو انستغرام أو واتساب.
• مرتبط وغير مرتبط يعرض الردود التي يستخدمها سير عمل فقط (مرتبط بمسار عمل)، أو التي لا يستخدمها أي سير عمل فقط (غير مرتبط بمسار عمل).
• تفتح ⋮ في البطاقة خياري تحديث وحذف.

الردود التي تستخدمها مسارات العمل

يرسل إجراء إرسال رد جاهز في سير العمل أحد ردودك المُعدة مسبقًا تلقائيًا، كالرد الآلي مثلًا. راجع مقدمة سير العمل ومستند الرد التلقائي.

يظهر أسفل بطاقة الرد الذي يستخدمه سير عمل واحد على الأقل مسارات العمل المرتبطة وعددها. اضغطه لترى مسارات العمل، مع نقطة خضراء لما كان منها نشطًا ورمادية لغير النشط، ولفتحها.

• تعديل رد مرتبط يغيّر ما يرسله سير العمل من تلك اللحظة، فراجع صياغته مع مراعاة سير العمل، لا الاستخدام اليدوي فقط.
• لا يمكن حذف رد مرتبط. ترفض علاقات الحذف بالرسالة هذا الرد الجاهز مرتبط بمسارات العمل التالية ولا يمكن حذفه: مع أسماء مسارات العمل، فأزل الرد منها أولًا ثم احذفه.

نقاط مهمة

• يجب أن يناسب المرفق القناة التي يُرسل عليها. يظهر الرد العام في كل القنوات، لكن كل قناة تحتفظ بقواعدها للملفات: انستغرام يرفض المستندات، وواتساب يرفض الفيديو الذي يتجاوز 16 ميغابايت. فاجعل المستندات والفيديوهات الكبيرة في ردود يستخدمها فريقك على القناة المناسبة.
• لا تحتوي الردود المُعدة مسبقًا على متغيرات. يُرسل النص كما كُتب، فعدّله في مربع الرسالة حين تحتاج إلى اسم العميل أو رقم طلب.
• الاسم لفريقك. لا يراه العملاء أبدًا، فاجعله سهل البحث.
• حذف الرد نهائي. تطلب علاقات تأكيدك أولًا.