• مقدمة
• المتطلبات
• تصدير القائمة
• تجهيز ملف للاستيراد
• الخطوة الأولى: ارفع الملف
• الخطوة الثانية: اربط كل عمود بخاصية
• الخطوة الثالثة: حدّد كيف تجد الصفوف سجلاتها
• الخطوة الرابعة: ابدأ الاستيراد
• كيف تُطابَق الصفوف
• عند فشل الاستيراد
• نقاط مهمة

مقدمة

لا تبدأ معظم الشركات استخدام علاقات بقائمة فارغة؛ فعملاؤها موجودون مسبقًا في جدول بيانات أو في هاتف أو في نظام آخر، وإدخالهم واحدًا تلو الآخر يستغرق أيامًا ويفتح الباب للأخطاء. أما الاستيراد فيُدخل الملف كله دفعة واحدة.

ولا تقل طريق العودة أهمية؛ فالتصدير يمنحك نسخة من القائمة لتشاركها مع محاسبك، أو تعمل عليها في جدول بيانات، أو تحتفظ بها نسخةً احتياطية.

لكن الاستيراد قد يُحدث ضررًا بالحجم نفسه أيضًا؛ فالملف المستورد بطريقة خاطئة قد يُنشئ نسخة ثانية من كل عميل، أو يمحو بيانات صحيحة بخلايا فارغة. يشرح هذا المستند كيف تصدّر قائمة، وكيف تجهّز ملفًا وتستورده، وكيف تقرر علاقات هل يحدّث الصف سجلًا موجودًا أم يُنشئ سجلًا جديدًا.

ويعمل الاستيراد والتصدير بالطريقة نفسها في جميع القوائم: جهات الاتصال، والشركات، والتذاكر، والصفقات، والمنتجات، والفواتير. وتستخدم الأمثلة هنا جهات الاتصال.

المتطلبات

تصدير القائمة

يكتب التصدير القائمة كما تراها في ملف: السجلات التي تطابق البحث والتصفية، بأعمدة القائمة.

1. افتح القائمة وضيّقها إلى السجلات التي تحتاجها باستخدام البحث أو التصفية أو عرض محفوظ. راجع العروض والتصفية.
2. اعرض الأعمدة التي تريدها في الملف بالترتيب الذي تريده؛ فكل عمود في القائمة يصبح عمودًا في الملف.
3. انقر أيقونة التصدير في شريط الأدوات (يظهر عند المرور عليها تصدير).
4. في نوع الملف، اختر xlsx أو csv. وتعرض النافذة عدد الأعمدة التي ستُصدَّر.
5. انقر حفظ.

تجهّز علاقات الملف في الخلفية، وعندما يصبح جاهزًا تصلك رسالة على البريد الإلكتروني الظاهر في النافذة، وإشعار مثل "اكتمل تصدير جهات الاتصال." انقر حمِّل الآن في أيٍّ منهما لتنزيل الملف.

ما يحتويه الملف:

• جميع السجلات المطابقة في كل صفحات القائمة، لا الصفحة التي كنت تنظر إليها فقط.
• السجلات التي يُسمح لك برؤيتها فقط؛ فعضو الفريق الذي لا يرى إلا جهات اتصال فريقه لا يصدّر إلا هذه الجهات.
• في قائمة جهات الاتصال، يُكتب عمود الاسم في عمودين: الاسم الأول والاسم الأخير.

{info} يُحتفظ بالملف نحو يومين ثم يُحذف. فإذا لم يعد رابط التنزيل يعمل، صدّر القائمة من جديد.

تجهيز ملف للاستيراد

أسهل طريقة للحصول على ملف بالشكل الصحيح أن تصدّر القائمة أولًا، ولو كانت قصيرة، ثم تملأ الملف الناتج. وبعد ذلك راجعه وفق هذه القواعد:

• يحتوي الصف الأول على عناوين الأعمدة. ويُرفض الملف الذي لا يحتوي على صف عناوين، أما الأعمدة الفارغة فتُتجاهل.
• كل عمود تُبقيه يُستورد. فكل عمود يجب ربطه بخاصية في الخطوة التالية، لذا احذف الأعمدة التي لا تريد استيرادها.
• بعض الأعمدة لا يمكن استيرادها. فالخصائص التي تملؤها علاقات بنفسها، مثل مُعرِّف السجل وتاريخ الإنشاء والمصدر الأصلي، لا تظهر في خطوة الربط. احذف هذه الأعمدة.
• يجب أن يحتوي كل صف على القيم المطلوبة، ويسري ذلك أيضًا على الصفوف التي تحدّث سجلًا موجودًا:

• يجب أن تناسب القيم نوع الخاصية: أرقام في خصائص الرقم والعملة، وتاريخ في خصائص التاريخ، وأرقام هواتف مع رمز الدولة.
• التواريخ في ملف csv يجب أن تُكتب بالترتيب سنة-شهر-يوم، مثل 2024-01-31. أما في ملفات xlsx وxls فتُقرأ خلايا التاريخ تواريخ.
• أبقِ الملف أصغر من 1 ميغابايت. وقسّم الملف الأكبر إلى عدة ملفات واستوردها واحدًا بعد الآخر.

{warning} لا يمكن استيراد الفواتير؛ فالفاتورة تتكون من بنود، ولا يتسع صف واحد في الملف لها. أنشئ الفواتير في علاقات بدلًا من ذلك، ويبقى بإمكانك تصديرها.

الخطوة الأولى: ارفع الملف

1. افتح القائمة التي تستورد إليها، مثل الكيانات > جهات الإتصال.
2. انقر أيقونة الاستيراد في شريط الأدوات (يظهر عند المرور عليها استيراد).
3. في الخطوة ١ من ٢، اسحب الملف إلى المربع، أو انقر المربع لاختياره.
4. انقر التالي.

الخطوة الثانية: اربط كل عمود بخاصية

تعرض الخطوة ٢ من ٢ أعمدة ملفك تحت العمود. اختر لكل عمود الخاصية المقابلة له، واكتب جزءًا من اسم الخاصية للوصول إليها بسرعة.

يجب أن يكون لكل عمود خاصية. فإذا لم تجد خاصية تناسب أحد الأعمدة، ألغِ الاستيراد واحذف العمود من الملف ثم ارفعه من جديد. ولاستيراد قيمة ليست لها خاصية بعد، أنشئ الخاصية أولًا؛ راجع مستند الخصائص.

الخطوة الثالثة: حدّد كيف تجد الصفوف سجلاتها

ضمن اختر المفاتيح الفريدة، حدّد الأعمدة التي تميّز السجل، مثل رقم واتساب أو البريد الإلكتروني، فتستخدمها علاقات للعثور على السجل الذي ينتمي إليه كل صف. راجع كيف تُطابَق الصفوف.

• المربع المحدد والمقفل يعود إلى خاصية مُعلَّمة كمفتاح فريد في حسابك، وتُطابَق الصفوف عليها دائمًا أيًّا كان اختيارك. راجع المفاتيح الفريدة.
• لا تترك جميع المربعات دون تحديد إلا إذا كان كل صف سجلًا جديدًا غير موجود في علاقات بعد.

وبمجرد تحديد أي عمود، يظهر خيار عند العثور على سجل مطابق:

• تحديثه: تحل قيم الصف محل قيم السجل الموجود.
• تخطي الصف: يبقى السجل الموجود كما هو، ويُتجاهل الصف. استخدمه لإضافة العملاء الجدد من ملف دون المساس بالعملاء الموجودين لديك.

الخطوة الرابعة: ابدأ الاستيراد

انقر التالي، فتعرض علاقات الرسالة "سنقوم بإعلامك عند الانتهاء من عملية الاستيراد" وتستورد الملف في الخلفية، فتستطيع مواصلة عملك.

وعند انتهاء الاستيراد، يصلك إشعار ورسالة بريد إلكتروني مثل "اكتمل استيراد جهات الاتصال." وإذا تعذّر استيراد أحد الصفوف، تصلك بدلًا منهما "فشل استيراد جهات الاتصال." مع الصف وسبب الخطأ؛ راجع عند فشل الاستيراد.

وتحصل جهات الاتصال التي يُنشئها الاستيراد على القيمة import في المصدر الأصلي، أما جهات الاتصال التي يحدّثها فقط فتحتفظ بمصدرها الأصلي.

كيف تُطابَق الصفوف

تبحث علاقات لكل صف عن سجل موجود يحمل القيمة نفسها في أحد الأعمدة المحددة.

• يكفي أي عمود محدد. فإذا حدّدت رقم واتساب والبريد الإلكتروني، يطابق الصف جهة الاتصال التي تحمل رقم واتساب نفسه أو البريد الإلكتروني نفسه.
• الأولوية للسجل الأقدم. فإذا طابق الصف عدة سجلات، يُحدَّث أقدمها أو يُتخطى.
• الخلية الفارغة لا تطابق شيئًا. فالصف الذي تكون جميع خلاياه المحددة فارغة يُنشئ سجلًا جديدًا.
• يجب أن يتطابق النص تمامًا. فالقيمتان "layla@example.com" و"Layla@example.com" مختلفتان ولا تتطابقان.
• من دون عمود محدد، يُنشئ كل صف سجلًا جديدًا. واستيراد الملف نفسه مرتين بهذه الطريقة يُنشئ كل سجل مرتين.

{warning} مع تحديثه، تُفرغ الخلية الفارغة في الملف الخاصية المقابلة في السجل الموجود. لذا احذف قبل الاستيراد الأعمدة التي لا تقصد تغييرها، وتأكد من تعبئة الأعمدة التي تُبقيها.

عند فشل الاستيراد

تستورد علاقات الصفوف بالترتيب، وتتوقف عند أول صف يتعذّر استيراده، مثل جهة اتصال دون اسم أول، أو اسم صفقة أقصر من 3 أحرف.

• الصفوف التي قبل هذا الصف تكون قد استُوردت.
• لا يُستورد هذا الصف ولا أي صف بعده.
• يذكر الإشعار رقم الصف وسبب الخطأ. ويُحتسب صف العناوين في الترقيم، فأول سجل في الملف هو الصف 2.

ولإتمام الاستيراد، صحّح الصف في ملفك، ثم استورد الملف كاملًا من جديد مع تحديد المفاتيح الفريدة نفسها واختيار تحديثه. فالصفوف التي استُوردت سابقًا تطابق سجلاتها وتُحدَّث بالقيم نفسها، بدلًا من إنشائها مرة ثانية.

{warning} لا تستورد الملف نفسه مرة أخرى دون مفتاح فريد، وإلا أُنشئت الصفوف التي استُوردت سابقًا مرة ثانية.

نقاط مهمة

• لا يمكن التراجع عن الاستيراد. جرّب أولًا ملفًا جديدًا ببضعة صفوف، وتحقق من النتيجة، ثم استورد الباقي.
• استورد رقم واتساب مع رمز الدولة لكل عميل يستخدم واتساب، فهو الرقم الذي تُرسل إليه حملات النشر والقوالب.
• الصف الذي يحمل قيمة مستخدمة في سجل آخر ضمن خاصية مُعلَّمة كمفتاح فريد يُطابَق مع ذلك السجل، ولا يمكنه إنشاء سجل مكرر.
• التصدير مع تصفية أو بحث لا يصدّر إلا ما تعرضه القائمة. امسحهما لتصدير القائمة كاملة.
• يعمل الاستيراد والتصدير في الخلفية، فيمكنك مغادرة الصفحة، وسيصلك الإشعار أينما كنت في علاقات.