• مقدمة
• المتطلبات
• إنشاء تذكرة
• خصائص التذكرة
• معالجة التذكرة
• الفريق والمالك
• نقاط مهمة

مقدمة

مشكلة العميل التي لا توجد إلا في محادثة تختفي عن الأنظار بمجرد وصول رسائل جديدة؛ فلا يعرف أحد من يتولاها، ويسأل العميل مرة أخرى، ويرد الموظف التالي دون أن يعرف أنها طُرحت من قبل.

أما التذكرة فتبقي المشكلة ظاهرة حتى تُحل: موضوعها، ومدى إلحاحها، ومن يتولاها، وهل ينتظر فريقك العميل أم ينتظرك العميل. وترتبط التذاكر بجهات الاتصال والصفقات التي تخصها، فيرى كل من يفتح صفحة العميل مشكلاته المفتوحة قبل أن يرد عليه.

يشرح هذا المستند كيف تُنشئ التذاكر، والغرض من كل خاصية من خصائصها، وكيف تنقل التذكرة من الإبلاغ إلى الحل.

المتطلبات

إنشاء تذكرة

من قائمة التذاكر

1. انتقل إلى الكيانات > التذاكر وانقر تذكرة جديدة.
2. املأ حقل اسم التذكرة، وهو إلزامي ويجب ألا يقل عن 3 أحرف.
3. صِف المشكلة في حقل الوصف، واختر الفئة والأولوية ومالك التذكرة.
4. لتعبئة خاصية أخرى، مثل الحالة أو الفريق، اخترها من إضافة خاصية.
5. انقر حفظ.

من جهة اتصال أو صفقة

افتح السجل، وابحث عن بطاقة التذاكر في تبويب الارتباطات. يفتح زر تذكرة جديدة النموذج نفسه ويربط التذكرة بالسجل فور حفظها، ويربط زر ربط التذاكر تذكرة موجودة مسبقًا.

وأفضل مكان لفتح التذكرة في الغالب هو صفحة جهة الاتصال الخاصة بالعميل أثناء قراءة محادثته، فتُربط التذكرة بالعميل الصحيح منذ البداية.

خصائص التذكرة

ولتغيير قيمة، انقر على القلم بجانبها في بطاقة التفاصيل الخاصة بالتذكرة، ثم انقر حفظ.

ويمكنك إعادة تسمية خيارات الحالة والفئة والأولوية والحل وإضافة خيارات جديدة وحذفها من الإعدادات > الخصائص > التذاكر، والخطوات هي نفسها خطوات تخصيص مراحل الصفقات.

وتُحدّث علاقات خاصيتي عدد جهات الاتصال وعدد الصفقات تلقائيًا كلما ربطت سجلات أو ألغيت ربطها.

معالجة التذكرة

لا تتغير أي خاصية من خصائص التذكرة من تلقاء نفسها؛ فالتذكرة الجديدة تبقى بلا حالة حتى يضبطها أحد، وإغلاقها لا يملأ الحل أو تاريخ الإغلاق. وفيما يلي طريقة عمل يمكن لفريقك اتباعها:

1. عند فتح التذكرة اضبط الحالة على جديدة، واختر الأولوية، وعيّن مالك التذكرة أو الفريق. ولكي تظهر الحالة في النموذج دائمًا، أضفها مرة واحدة من إضافة خاصية، فيتذكرها النموذج في هذا المتصفح.
2. أثناء عمل فريقك عليها اضبط الحالة على في انتظار الرد منّا.
3. عندما تحتاج شيئًا من العميل، مثل صورة أو رقم طلب، اضبطها على في انتظار جهة الاتصال، ثم أعدها إلى في انتظار الرد منّا عندما يرد.
4. عند الانتهاء اضبط الحالة على مغلقة، واختر الحل، واملأ تاريخ الإغلاق.

ولعرض تذاكر فئة معينة، اخترها من قائمة جميع الفئات أعلى جدول التذاكر.

الفريق والمالك

يحدد مالك التذكرة والفريق من يستطيع رؤية التذكرة؛ فعضو الفريق الذي يملك صلاحية عرض جميع التذاكر يرى جميع التذاكر. ومن لا يملكها، تتيح له صلاحية عرض التذاكر الخاصة بالفريق التذاكر التي يكون الفريق فيها أحد فرقه، وتتيح له صلاحية عرض التذاكر الخاصة بالمستخدم التذاكر التي يملكها.

لذا فالتذكرة التي ليس لها مالك ولا فريق لا تظهر في قائمة عضو الفريق الذي لا يرى إلا تذاكر فريقه أو تذاكره الخاصة. فعيّن أحدهما فور فتح التذكرة.

نقاط مهمة

• يجب ألا يقل اسم التذكرة عن 3 أحرف.
• يمكن ربط التذكرة بعدة جهات اتصال وعدة صفقات.
• لا يتلقى عضو الفريق إشعارًا عند تعيينه مالك التذكرة؛ فأخبره بذلك، أو اتفقوا على أن يراجع كل عضو التذاكر التي يملكها.