• مقدمة
• الكيانات الستة
• المتطلبات
• القوائم وصفحات السجلات
• الخطوة الأولى: افتح إعدادات الكيانات
• الخطوة الثانية: اختر الكيانات التي يستخدمها فريقك
• الخطوة الثالثة: احفظ التغييرات
• ماذا يحدث عند إيقاف كيان
• نقاط مهمة

مقدمة

كل محادثة في علاقات هي محادثة مع عميل، وكل ما يعرفه فريقك عن هذا العميل يحتاج إلى مكان يُحفظ فيه. فإذا كانت الصفقة مسجلة في جدول، والشكوى في محادثة، والفاتورة في أداة أخرى، فلن يرى أحد الصورة كاملة، وسيبدأ الموظف التالي الذي يرد على العميل من الصفر.

الكيانات هي أنواع السجلات التي تحفظها لك علاقات: جهات الاتصال، والشركات، والتذاكر، والصفقات، والمنتجات، والفواتير. وترتبط سجلات الكيانات المختلفة بعضها ببعض، فيرى الموظف الذي يفتح ملف العميل محادثاته وصفقاته المفتوحة وتذاكر الدعم الخاصة به في صفحة واحدة.

ولا تحتاج كل شركة إلى الكيانات الستة جميعها؛ فالمتجر الذي لا يصدر فواتيره من علاقات يستطيع إيقاف الفواتير، فلا تعرض القائمة لفريقه إلا ما يستخدمه فعلًا. يشرح هذا المستند الغرض من كل كيان، وكيف تُعرض سجلاته، وكيف تشغّل الكيانات أو توقفها.

الكيانات الستة

تظهر الكيانات في القائمة الجانبية ضمن مجموعتي الكيانات والتجارة.

وتحدد خصائص الكيان ما يحفظه كل سجل من سجلاته، مثل الاسم الأول لجهة الاتصال أو مرحلة الصفقة للصفقة. بعض الخصائص تأتي جاهزة مع علاقات، ويمكنك إضافة خصائصك الخاصة؛ راجع مستند الخصائص.

المتطلبات

القوائم وصفحات السجلات

لكل كيان قائمة، ولكل سجل من سجلاته صفحة خاصة به.

القائمة تُفتح من القائمة الجانبية. ويُنشئ الزر الظاهر في أعلاها سجلًا جديدًا، مثل جهة اتصال جديدة أو صفقة جديدة. ويمكنك البحث في الجدول وتصفيته وترتيبه وإضافة أعمدة إليه، وحفظ ما جهّزته كعرض؛ راجع العروض والتصفية. وفي شريط أدواته أيضًا وسائل الاستيراد والتصدير والبحث عن السجلات المكررة؛ راجع الاستيراد والتصدير. ويشرح مستند جهات الاتصال البحث عن المكرر، وهو يعمل بالطريقة نفسها في جميع القوائم.

صفحة السجل تُفتح عند النقر على اسم السجل في القائمة.

• على اليمين تعرض بطاقة التفاصيل خصائص السجل مقسمة إلى مجموعات، مع مربع بحث للوصول إلى أي خاصية بسرعة. انقر على القلم بجانب القيمة لتغييرها، ثم انقر حفظ أسفل البطاقة. أما الخاصية التي لا يظهر بجانبها قلم، فإما أن علاقات هي التي تملؤها، وإما أن صلاحياتك لا تسمح لك بتعديل السجل.
• على اليسار يعرض تبويب الارتباطات ملاحظات السجل، والأنشطة (سجل بما تغيّر ومن غيّره)، وبطاقة لكل كيان من الكيانات الأخرى. وفي كل بطاقة تربط أزرار مثل ربط الصفقات وربط التذاكر سجلات موجودة مسبقًا، بينما تُنشئ أزرار مثل صفقة جديدة وتذكرة جديدة سجلًا مرتبطًا منذ إنشائه. وفي صفحة جهة الاتصال تظهر المحادثات هنا أيضًا.
• ويحتوي تبويب المرفقات على الملفات والمجلدات التي تحفظها في السجل.

الخطوة الأولى: افتح إعدادات الكيانات

انقر على أيقونة الترس أعلى القائمة الجانبية لفتح الإعدادات، ثم انتقل إلى الحساب > الكيانات.

الخطوة الثانية: اختر الكيانات التي يستخدمها فريقك

تعرض الصفحة الكيانات في مجموعتين كما في القائمة الجانبية:

• الكيانات: جهة اتصال وشركة وتذكرة دعم.
• التجارة: صفقة ومنتج وفاتورة.

حدّد الكيانات التي تستخدمها، وألغِ تحديد ما لا تستخدمه. والكيانات الستة جميعها مفعّلة في الحساب الجديد.

الخطوة الثالثة: احفظ التغييرات

انقر حفظ. تتغير القائمة لديك فورًا، ولدى بقية فريقك عند فتحهم علاقات أو إعادة تحميلها في المرة التالية.

ماذا يحدث عند إيقاف كيان

يسري هذا الإعداد على الحساب بأكمله، فيرى جميع أعضاء الفريق القائمة نفسها بصرف النظر عن تفضيلاتهم الشخصية.

ما الذي يتغير:

• القائمة الجانبية: يختفي الكيان منها.
• صفحات السجلات: تختفي بطاقته من صفحات الكيانات الأخرى؛ فعند إيقاف الصفقات مثلًا، لا تعود صفحة جهة الاتصال تعرض بطاقة الصفقات.
• الإعداد: تتوقف قائمة الإعداد عن مطالبتك بإنشاء سجل من هذا الكيان.

ما الذي لا يتغير:

• سجلاتك: لا يُحذف شيء. وعند إعادة تشغيل الكيان تجد سجلاته وارتباطاتها بالسجلات الأخرى كما كانت.
• خصائصه: تبقى خصائص الكيان معروضة في الإعدادات > الخصائص.

نقاط مهمة

• أبقِ جهات الاتصال مفعّلة. فكل محادثة تنتمي إلى جهة اتصال، وتستمر علاقات في إنشاء جهة اتصال لكل عميل جديد يراسلك حتى لو كانت قائمة جهات الاتصال مخفية. وإيقاف جهات الاتصال لا يفعل سوى أن يحجب قائمة عملائك عن فريقك.
• إيقاف الكيان يخفيه عن فريقك، لكنه ليس وسيلة لحماية البيانات. ولتحديد من يرى ماذا، استخدم صلاحيات الكيان.
• لا يستطيع تغيير هذا الإعداد إلا أعضاء الفريق الذين يملكون صلاحية إدارة الكيانات.